Hier is iets dat we vaker zien gebeuren dan we zouden willen.
Een evenementenorganisator besteedt zes maanden aan het plannen van elk detail: de locatie, de sprekers, het draaiboek, de catering. Dan, ongeveer drie weken voor het evenement, herinnert iemand zich de trofee. Deze wordt snel besteld waar het het handigst is, arriveert in een doos en wordt op de avond zelf uitgereikt onder beleefd applaus.
Niemand zegt iets. Maar iedereen merkt het.
Het ontwerpen van een goede evenemententrofee is niet ingewikkeld. Het vereist echter wel dat je op het juiste moment de juiste vragen stelt – en de meeste mensen beginnen hier veel te laat mee. Dit zijn de meest gemaakte fouten om te vermijden bij het ontwerpen van een trofee voor je evenement – en wat je anders kunt doen.
Beginnen met het ontwerp voordat je het evenement begrijpt
Als je een browser opent en zoekt naar ontwerpen voor een trofee voordat je hebt gevraagd waar de trofee eigenlijk voor is, heb je de eerste fout al gemaakt.
Eenvoudig gezegd klinkt het logisch. Maar bijna elke generieke prijs die je ooit hebt gekregen, begon op deze manier. Iemand vond een vorm die hij mooi vond, voegde een logo toe, graveerde een naam en noemde het klaar. Het resultaat is een trofee die eruitziet als een trofee en niets meer.
De evenemententrofeeën dat mensen bewaren – weet je wel, de exemplaren die op een bureau belanden in plaats van in dozen op zolder of op weg naar de kringloopwinkel – ergens anders beginnen. Ze beginnen bij de gebeurtenis zelf. Wat wordt hier erkend? Wie ontvangt deze prijs en wat betekent het winnen ervan in de context van deze specifieke wereld?
Toen we de Havenkanjer Trophy ontwierpen voor werknemers in de haven van Rotterdam, zijn we niet begonnen met vormen. We zijn begonnen met de haven. We keken naar de mensen, de omgeving, de geschiedenis. De gouden bolder bovenop verwijst naar de afmeerconstructies die je overal in de havengebieden aantreft. De houten voet is gemaakt van hout dat is gebaggerd uit De Zeven Provinciën, een schipwrak dat al eeuwenlang op de zeebodem van de Maasvlakte lag. Niets daarin is decoratief om wille van de decoratie. Alles is er omdat het erbij hoort.
We zijn anders begonnen. We zijn met een doel begonnen. En het resultaat was een trofee die het evenement weerspiegelde waarvoor hij was gemaakt – niet zomaar een generieke vorm. De winnaars kregen meer dan een prijs: ze ontvingen een stukje geschiedenis. Dat soort dingen worden vaak van generatie op generatie doorgegeven.
Personalisatie verwarren met het ontwerpen van een trofee voor een specifiek evenement
Deze woorden worden door elkaar gebruikt. Ze betekenen heel verschillende dingen.
Personalisatie wint aan populariteit een standaard trofee en details toevoegen – een naam, een datum, een logo, misschien een kleurstelling. Het object zelf verandert niet. Je past iets aan dat al bestaat.
Maatwerk betekent beginnen met een onbeschreven blad en iets bouwen rondom het specifieke evenement, of het nu gaat om het specifieke merk of het specifieke verhaal dat wordt verteld. De vorm wordt niet gekozen uit een catalogus. Het materiaal is niet een standaardkeuze. Het ontwerp komt ergens vandaan, en dat ergens is het evenement zelf.
Veel organisaties denken dat ze een evenemententrofee op maat terwijl ze in werkelijkheid een gepersonaliseerd exemplaar bestellen. Het verschil wordt niet op de avond zelf duidelijk, maar pas daarna – namelijk of de prijs wordt bewaard, gedeeld en besproken, of juist stilletjes opzij wordt gelegd en vergeten.
Het kiezen van materialen voor bekers als een achtergedachte
Als je de meeste mensen vraagt waar ze zouden beginnen bij het ontwerpen van een trofee, zullen ze zeggen: de vorm. Het materiaal komt pas daarna, als de vorm eenmaal vaststaat.
Wij zouden juist het tegenovergestelde beweren. De materiaalkeuze is vaak de interessantste beslissing in het hele proces, en als je die tot het laatst uitstelt, laat je de beste ideeën links liggen.
Het materiaal waarvan een trofee is gemaakt, bepaalt alles: hoe hij in de hand ligt, hoe hij veroudert, wat hij zegt over de organisatie die hem uitreikt, en of er überhaupt een verhaal aan verbonden is. De gebruikte materialen Bij exclusieve evenementen variëren bekers van metaal en kristal tot teruggewonnen hout en gerecyclede plastics – en het beste materiaal voor een bepaalde trofee is niet noodzakelijkerwijs het duurste. Het is het materiaal dat in de juiste context betekenis heeft.
Er is ook een kwestie van eerlijkheid. Als uw organisatie heeft gemaakt openbare verbintenissen op het gebied van duurzaamheid, en dat moet ook tot uiting komen in het materiaal dat je voor je prijzen gebruikt. Een trofee is een contactpunt voor je merk. Hij wordt gefotografeerd, gedeeld en bewaard. Hij zorgt ervoor dat het gesprek ook na afloop van het evenement blijft doorgaan, en hopelijk is dat een gesprek dat een positief beeld van je merk geeft. Dit is niet het moment om inconsequent te zijn.
Elke van onze prijzen wordt geleverd met een materiaalpaspoort geïntegreerd in de basis. Geen apart certificaat, maar een vast onderdeel van het object zelf. Een verantwoordingsverslag van precies wat erin zit en waar elk materiaal vandaan komt. Dit creëert niet alleen extra waarde voor de ontvangende partij, maar voegt ook een extra dimensie toe aan de gebeurtenis zelf.
Een prijs die beweringen doet over waar hij voor staat, moet die ook kunnen staven, en hoe kun je dat beter doen dan door te laten zien hoe je afval een nieuwe bestemming krijgt?.
De prijs die we hebben gemaakt voor Schneider Electric deed precies dat. SE is zeer actief op het gebied van duurzaamheid en maakt energie efficiënter voor iedereen. Een prijs die was gemaakt van hun eigen productafval was dus een passende manier om de cirkel rond te maken in hun productie.
Het te laat opstellen van de trofeeën-briefing
Dit is waarschijnlijk de meest gemaakte fout en de meest vermijdbare (maar ook op te lossen – lees verder om te ontdekken hoe!).
Als er drie weken voor een evenement een opdracht voor een trofee wordt gegeven, zijn de mogelijkheden beperkt. Er is geen tijd om een doordacht ontwerp te ontwikkelen, materialen te testen of een goed gesprek te voeren over wat de trofee moet uitstralen. Je neemt uiteindelijk genoegen met wat er snel beschikbaar is, en dat is meestal precies hetzelfde als wat iedereen in allerijl heeft besteld.
Het vervaardigen van een op maat gemaakte evenemententrofee (goed ontworpen) duurt van begin tot eind ongeveer zes weken. Twee weken voor het ontwerpproces, drie tot vier weken voor de productie. Die doorlooptijd moet net als elk ander onderdeel van de evenementproductie worden behandeld en vanaf het begin in de planningskalender worden opgenomen.
Voor gevallen zoals dit, we hebben onze turboservice ontwikkeld. Indien nodig kunnen we binnen 24 uur een trofee met een gepersonaliseerde gravure maken en deze via een eendagsservice verzenden.
Hoewel ons ‘turbo-service-vangnet’ bedoeld is om eventuele vergissingen op te vangen die tot vertragingen in het proces leiden, blijft het een feit dat de organisaties die keer op keer bekroonde projecten afleveren, de opdracht voor de trofee al in een vroeg stadium in gang zetten.
Vroeg beginnen is immers de enige manier om de juiste vragen te stellen voordat er automatisch beslissingen worden genomen.
Ontwerpen voor het merk en de ontvanger vergeten
Een evenemententrofee is in de kern een voorwerp dat aan iemand wordt overhandigd als erkenning voor iets wat diegene heeft gedaan. Dat is makkelijk uit het oog te verliezen wanneer je midden in merktrouwgesprekken zit.
Vooral bij bedrijfsevenementen bestaat de verleiding om de trofee af te stemmen op de visuele identiteit van de organisatie en het daarbij te laten. Logo, merkkleuren, goedgekeurd lettertype – een fysieke weergave van je merkrichtlijnen. De prijs ziet er goed uit op een persfoto. Maar voor degene die hem in handen heeft, betekent hij niet per se iets.
De bevindingen hierover zijn vrij consistent. Werknemers erkenning Uit onderzoek blijkt dat hoe persoonlijker de benadering, hoe effectiever het resultaat – en hoe groter de kans dat de persoon betrokken en gemotiveerd blijft en, tja… blijft. Het is eenvoudig om waardering te herkennen die doordacht aanvoelt. Het is nog eenvoudiger om waardering te herkennen die niet meer lijkt dan een proces.
Trofeeën hoeven geen eenmalige exemplaren te zijn om speciaal te zijn. We hebben aan vele gewerkt bedrijfsprijzen waar we er 50 van hetzelfde ontwerp hebben geproduceerd. Maar dat ontwerp is weloverwogen. Het ontwerpproces omvatte een gesprek over wie deze prijs ontvangt, wat het voor hen betekent, en of het object hun prestatie weerspiegelt – niet alleen het merk.
De goedkoopste optie als de meest praktische beschouwen
We weten dat het budget ertoe doet. Niemand beweert het tegendeel.
Maar er is een vorm van kostenbewustzijn die kosten verwechsl met waarde, en dat leidt doorgaans tot prijzen die de organisatie op de lange termijn meer kosten dan een beter ontworpen trofee zou hebben gedaan.
Zoals vermeld in het vorige gedeelte van dit artikel, kan de investering in de beloning het verschil maken tussen het behouden of verliezen van werknemers. Het vervangen van een werknemer die € 28.500 per jaar verdient, kost ongeveer € 35.000 als je rekening houdt met werving, inwerkingtreding, training en de productiviteit die verloren gaat tijdens de overgang. Een werknemer zich gewaardeerd laten voelen met een goed doordachte beloning kost slechts een fractie van dat bedrag.
Dan zijn er nog de andere voordelen om te overwegen: een goed gemaakte evenemententrofee wordt gefotografeerd tijdens de ceremonie, gedeeld op sociale media, tentoongesteld in iemands kantoor en belandt af en toe in een persartikel of twee. Het brengt het merk naar ruimtes die het evenement zelf nooit bereikt, soms jarenlang. Een vergeetbare trofee doet dat allemaal niet. Die wordt op de avond zelf erkend en verdwijnt net zo snel als hij is geproduceerd.
De vraag die gesteld moet worden, is wat de trofee waard is ten opzichte van al het andere dat aan het evenement wordt uitgegeven, en wat deze zal blijven doen nadat het evenement voorbij is. In de meeste gevallen zorgt het antwoord ervoor dat de investering vrij eenvoudig lijkt.
Waar in plaats daarvan te beginnen
De meeste fouten hierboven komen voort uit dezelfde bron: de trofee-briefing begint te laat en vraagt te weinig.
Vroeg beginnen, betere vragen stellen en de prijs beschouwen als onderdeel van de evenementstrategie in plaats de prijs te behandelen als een inkooptaak onderaan de lijst, is meestal voldoende om iets op te leveren dat de moeite waard is om te behouden.
Als je in de planningsfase zit en wilt begrijpen hoe een meer weloverwogen proces eruitziet, behandelt de evenemententrofeeëngids van Upstream Trophies de aanpak in meer detail. Of neem contact op rechtstreeks – we denken graag mee over een briefing in welke fase je ook bent.
Veelgestelde vragen over het ontwerpen van een trofee voor een evenement
De meest gemaakte fouten die u moet vermijden bij het ontwerpen van een trofee voor uw evenement zijn: te laat beginnen aan de briefing, beginnen met de vorm voordat u het verhaal begrijpt, personalisatie verwarren met echte maatwerk, het materiaal behandelen als een bijzaak, ontwerpen rondom het merk zonder rekening te houden met de ontvanger, en de goedkoopste optie kiezen zonder rekening te houden met de kosten op het gebied van zichtbaarheid en waargenomen waarde. De meeste van deze fouten hebben een gemeenschappelijke oorzaak: de trofee wordt behandeld als een bijzaak in plaats van als een integraal onderdeel van het evenement.
Een correct ontworpen, op maat gemaakte eventtrofee heeft doorgaans ongeveer zes weken nodig van de initiële briefing tot de levering. Dit valt uiteen in ongeveer twee weken voor het ontwerpproces: conceptontwikkeling, materiaalkeuze en goedkeuring door de klant, en drie tot vier weken voor de productie. Snelle levertijden zijn soms mogelijk afhankelijk van de complexiteit van het ontwerp, maar deze beperken doorgaans wat haalbaar is. Het vanaf het begin opnemen van het trofeeëndesign in de planning van het evenement leidt consequent tot betere resultaten.
Te laat beginnen is de meest voorkomende en de meest ingrijpende fout. Wanneer een trofee in de laatste weken voor een evenement wordt besteld, wordt het ontwerpproces gecomprimeerd tot een keuze uit een catalogus. De op een na meest voorkomende fout is beginnen met de vorm in plaats van het verhaal: ontwerpen bekijken voordat je vraagt waar de prijs actually voor is, wie hem ontvangt en wat hij moet communiceren.
Personalisatie houdt in dat er details (een naam, een logo, een datum) aan een standaardtrofee worden toegevoegd. Het object zelf verandert niet. Een op maat gemaakte trofee wordt helemaal vanaf nul ontworpen, afgestemd op het specifieke evenement, het merk en het verhaal dat wordt verteld. De vorm, het materiaal en het ontwerp zijn allemaal afkomstig van een specifieke bron en komen niet uit een catalogus. De meeste mensen denken dat ze een op maat gemaakte trofee bestellen, terwijl ze in werkelijkheid een gepersonaliseerde trofee bestellen. Het verschil komt meestal tot uiting in de vraag of de trofee wordt bewaard en erover wordt gesproken, of dat hij stilletjes aan de kant wordt gezet.
Materiaal beïnvloedt hoe een trofee aanvoelt in de hand, hoe deze veroudert, wat het communiceert over de organisatie die hem uitreikt, en of er een verhaal over te vertellen valt dat de moeite waard is. Het beste materiaal voor een bepaalde trofee is niet per se het duurste – het is het materiaal dat betekenis heeft in de context van het evenement. Organisaties met duurzaamheidsambities moeten ook rekening houden met materiaale transparantie: een trofee is een merkaanrakingspunt, en de materialen waaruit deze bestaat moeten dezelfde waarden weerspiegelen die de organisatie overal elders communiceert.
De kosten van een trofee variëren aanzienlijk, afhankelijk van de materialen, de complexiteit, de hoeveelheid en de doorlooptijd. De relevantere vraag is wat de trofee waard is in verhouding tot het evenementbudget en wat er na afloop van het evenement nog met de trofee gebeurt. Een goed ontworpen trofee wordt gefotografeerd, gedeeld, tentoongesteld en er wordt over gesproken, soms jarenlang. Een standaardtrofee doet dat niet. Het rendement van een goed ontworpen evenementtrofee zit zelden in het object zelf; het zit in alles wat er dankzij de trofee gebeurt.
Ja, en voor de meeste organisaties zou dat ook moeten. Merkidentiteit (logo, kleuren, vormentaal, waarden) geeft een ontwerpproces een sterk fundament om mee te werken. De fout is om daar te stoppen. Een prijs die volledig is ontworpen rond de merkidentiteit zonder rekening te houden met de ontvanger of de specifieke gelegenheid, kan aanvoelen als een gebrandmerkt object in plaats van een betekenisvolle erkenning. De sterkste evenemententrofeeën dragen het merk én het moment uit, niet slechts één van beide.
Prijzen die op bureaus belanden in plaats van in laats verdienen vaak een paar kenmerken: ze voelen specifiek aan voor het evenement waar ze vandaan komen, ze dragen een soort verhaal uit in hun materiaal of ontwerp, en ze stralen uit dat iemand er zorgvuldig over heeft nagedacht. Ontvangers merken meestal het verschil tussen een prijs die met opzet is gekozen en een prijs die onder tydsdruk is besteld. Het ontwerp moet doordacht zijn, wat niet per se complex betekent.
Ja, of het nu gaat om een schets of een AI-mockup, we kunnen uw oorspronkelijke ideeën meenemen en de trofee hierop baseren. Na het overwegen van het materiaal en de praktische aspecten van het ontwerp in fysieke vorm, maken we een mockup van uw ontwerp en sturen deze ter goedkeuring naar u op.
